Pembuatan Surat Menggunakan Mail Merge dalam Microsoft Word

Kemajuan teknologi membuat perubahan dalam kehidupan manusia. Banyak kemampuan dan keahlian yang perlu diasah guna mengikuti arus perkembangan zaman. Di era sekarang, manusia melakukan kegiatannya pun juga harus dituntut untuk berdampingan dengan teknologi yang memudahkan dan memberikan efisiensi. Jika dahulu menulis dilakukan dengan secarik kertas dan sebuah pena, lalu dikirim melalui POS dan memakan waktu, maka kini kemajuan teknologi membuat semuanya serba kilat. Kini kegiatan surat menyurat dapat dilakukan hanya dengan hitungan jam bahkan menit serta proses dalam menerimanya juga dalam hitungan detik saja. Keahlian dalam penggunaan aplikasi  yang berbasis teknologi dapat dipelajari melalui belajar, menonton tutorial dan praktek secara langsung. Sebab dijaman sekarang, sangat penting untuk dapat menguasai microsoft office word sebagai bekal khususnya didunia pendidikan dan dunia pekerjaan yang saingannya bukan hanya satu dua orang, melainkan jutaan bahkan juga dunia.

Saat ini, manusia berdampingan dengan sebuah aplikasi yang mempermudah dalam pembuatan, penyuntingan, pengolahan berbentuk dokumen. Salah satunya yang menjadi kebutuhan saat ini adalah microsoft word. Microsoft Word merupakan salah satu perangkat lunak yang digunakan untuk membuat dan menyunting suatu tulisan dalam bentuk dokumen. Menurut Core, microsoft word adalah perangkat lunak pengolah kata dan menjadi salah satu produk unggulan dari micosoft. Sedan menurut Envato Tuts Plus, microsoft word merupakan aplikasi yang berguna untuk memproses dokumen berbasis teks. Dalam dunia pekerjaan, microsoft word menjadi sebuah keharusan untuk dikuasai guna membuat dokumen berupa kata – kata yang rapi dan cepat. Sama halnya didunia pendidikan, microsoft word menjadi sangat penting dalam membuat sebuah karya berbasis tulisan. Fungsi lain dari microsoft word selain untuk membuat dan mengedit dokumen yaitu untuk memformat dan menyimpan dokumen dalam bentuk soft file.

Microsoft word pertama kali dipublish dengan nama Multi – tool Word pada tahun 1983 sebagai sistem operasi Xenix. Lalu dikembangkan ke sistem operasi yang lain seperti operasi Apple Macintoosh hingga microsoft windows. Ide dan konsep dari aplikasi microsoft word didapat dari aplikasi Bravos. Bravos merupakan program pengolah kata dengan basis grafik pertama di dunia yang dikembangan oleh Xerox Palo Alto Research Center. Setelha pencipta Bravo pindah ke Micorosoft pada tahun 1981, maka program multi tool word kembali dikembangkan pada februari 1983. Setelah berganti nama, program aplikasi pengolahan kata pertama diterbitkan pada 25 Oktober 1983. Microsoft words untuk sistem windows dirilis pada tahun 1989 dan terus berinovasi dalam memperbarui versinya.  Word memiliki konsep What You See Is What You Get,  merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Selain itu di microsoft word ada fitur salin tempel yang memudahkan pengguna dalam memindahkan kata atau gambar bahkan duplikasinya. Pada tahun 2003 nama microsoft word berganti menjadi microsoft office word karena ada aplikasi lain seperti excel dan power point.

Fitur yang dimiliki microsoft word antara lain yaitu penulisan kata secara cepat , edit teks, menyimpan dokumen, format teks seperti banyak pilihan tulisan font, cetak tebal, miring, menautkan media seperti gambar dan tabel, pengaturan paragraf, menghapus kesalahan pengetikan, jarak baris, penggerak kursor, memberi nama dokumen, pemisah halaman, mencari dan mengganti teks, tesaurus atau mengganti kata dengan sinonimnya, header atau footer, orientasi halaman lanskap atau potrait, pemeriksa ejaan, mail merge, bahkan penulisan cantuman referensi.

Banyak kemudahan yang didapat dari menggunakan microsoft word yaitu ketersediaan yang mudah dan selalu berinovasi memperbarui versi, dapat digunakan secara umum tanpa biaya, tampilan yang sederhana dan mudah untuk digunakan, banyak kata dan padanan kata sehingga dapat meminimalisir kesalahan penulisan, proses edit yang sederhana, terdapat pula template seperti proposal, surat, paper, newslatter, resume, invoice, yang memudahkan dalam penulisan. Microsoft word juga dapat berkolaborasi dengan program office lain. Dengan menggunakan microsoft word dapat memudahkan pekerjaan dibanding dengan tulis tangan yang dapat banyak terjadi kesalahan, kerapihan, dan perbedaan besar kecil huruf, dapat menghemat waktu, dan dapat menghemat kertas karena jika terdapat kesalahan, langsung dapat diedit secara digital dan tidak membuang – buang kertas  sehingga dapat menghemat biaya pencetakan serta dapat menyelamatkan pohon yang menjadi bahan dasar pembuatan kertas

Banyak fitur yang dapat dimanfaatkan dan dimaksimalkan dalam microsoft word. Salah satunya yaitu  mail merge. Mail Merge merupakan sebutan dari surat massal yang artinya merupakan sebuah surat yang dapat dikirim ke banyak orang dengan identitas yang berbeda namun isi suratnya sama. Contohnya seperti surat undangan, sertifikat, amplop. Mail Merge ini memudahkan pekerjaan dan memberikan efisiensi waktu. Fungsi dari Mail Merge yaitu mempermudah pekerjaan berkirim surat, lebih cepat dan praktis, dapat membuat banyak jenis dokumen. Untuk dapat membuat mail merge, diperlukan dokumen utama dan dokumen data. Fitur mail merge ini sangat berguna bagi pengguna yang memiliki urgensi mencetak atau mengirim kepada orang dengan jumlah banyak, sehingga tidak mengharuskan pengguna menulis manual satu persatu, hanya saja perlu data yang lengkap sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya. Dokumen utama merupakan format dasar untuk membuat mail merge atau dapat dikatakan sebagai dokumen utama, contohnya seperti dokumen undangan, dokumen sertifikat. Sedangkan dokumen data merupakan database yang dibuat di Microsoft Excel yang nantinya dapat diimpor ke Microsoft word. Dokumen data ini misalnya, seperti nama penerima, alamat, jumlah tagihan, dan yang lainnya. Cara membuat mail merge yaitu :

1.      Membuat dokumen sumber data

Data ini harus dibuat secara manual sesuai dengan kebutuhan pembuat. Seperti nama, alamat, nomor telepon, dll.

2.      Membuat dokumen utama

Dokumen utama ini yaitu seperti undangan, tagihan, sertifikat, dll.

3.      Menggabungkan sumber data dengan dokumen data

Caranya yaitu memastikan dokumen utama terbuka, pilih menu sub mailing yang ada di microsoft word, lalu klik menu start mail merge dan akan ditemukan berupa menu letters, e-mail messages, envelopes, labels, dan directory. Setelah memilih menu tersebut, pilih sub menu dan memilih select recipient, kemudian klik menu use existing list lalu masukkan sumber data yang telah dibuat di microsoft excel.  Jika sudah, dokumen utama akan terhubung dengan sumber data.

4.      Mengatur tata letak

Dalam hal ini pastikan tata letak dari sumber data dengan dokumen data telah sesuai yang diinginkan dengan pilih sub menu insert merge field dan pilih kolom yang diinginkan.

5.      Cek, simpan atau cetak

Setelah semua selesai dapat dicek terlebih dahulu apakah sudah sesuai. Lalu ada tiga pilihan yang dapat dilakukan yaitu dapat disimpan, dicetak, ataupun dikirim kepada penerima.

Referensi :

1.  https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-microsoft-word/
2.  https://dailysocial.id/post/microsoft-word-sejarah-pengertian-dan-fungsinya
3.  https://www.gramedia.com/literasi/mail-merge/
4.  https://www.dewaweb.com/blog/cara-membuat-mail-merge-di-word/

Tentang Penulis :

Nama : Nur Nilam Sari

NIM : 2101046006